المركز الوطني ..خزانة رقمية لحفظ الوثائق وصيانتها
10/3/2023
المصدر-جريدة المدينة
أنشئ المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بموجب نظامه الصادر بالمرسوم الملكي ذي رقم (م/55 ) وتاريخ 23 شوال 1409هـ ، وكان الهدف من إنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات هو البحث عن حل للتراكمات المعلوماتية والوثائقية جراء التوسعات التي شهدتها قطاعات الدولة وهذا التكدس المعلوماتي الوثائقي جعل من الصعوبة السيطرة على حجم هذه الوثائق فكان لابد من إيجاد طريقة علمية تسهل ضبط هذه الوثائق بحصرها أولاً ومن ثم معالجتها وإتاحتها لتسهيل الوصول إلى المعلومة في أقل جهد ووقت ممكن لذلك أوكلت هذه المهمة لمركز الوثائق والمحفوظات في الجهات الحكومية كجهة تخصصية تعمل على حصر الوثائق وتنظيمها وإتاحتها آلياً وفق الأنظمة والتشريعات المتبعة في هذا الشأن من حيث العناية بالوثيقة والاستفادة منها والتخلص مما ليس له قيمة وما انتفت الحاجة إليه.
ويعمل المركز الوطني للوثائق والمحفوظات على حفظ الوثائق وصيانتها وفهرستها وتصنيفها بما يكفل سرعة الاهتداء إلى ما تدعو الحاجة إليه ويرتبط إداريا برئيس الديوان الملكي وتدير أعماله هيئة ترسم سياسته وتتابع تنفيذها وتقترح ما تراه مناسباً من الأنظمة واللوائح والإجراءات لتحقيق أهدافه كما أن المركز يضع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه موضع التنفيذ وله في سبيل ذلك اتخاذ جميع الوسائل التي تمكنه من القيام بمهمته كما يقوم المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بنشر الكتب العلمية في مجال الوثائق والأرشفة والأولوية للمتعلقة بمجال الوثائق الحكومية وعلى وجه الخصوص تلك المتعلقة بالمملكة العربية السعودية، كما قام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بترجمة عدد من الأدلة والمعايير الأرشيفية الصادرة من بعض الجهات المرجعية حول العالم إلى اللغة العربية وذلك ضمن جهوده لنشر الوعي الوثائقي بين الإرشيفيين في المملكة العربية السعودية والدول العربية.
1226 متدرباً
وقد أعلن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن تدريب 1226 متدربًا ومتدربةً خلال الأشهر الماضية على أنظمة ولوائح المركز ويأتي ذلك من خلال البرنامج التدريبي الموجّه الذي يُقدّمه المركز "برنامج إدارة الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية" الذي يستهدف العاملين في مجال الأرشيف والوثائق من منسوبي الأجهزة الحكومية وغيرهم. ويهدف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات من خلال هذا البرنامج إلى خلق بيئة مهنية وثائقية وتعزيز الوعي الوثائقي لدى منسوبي الأجهزة الحكومية على أسس علمية تُسهم في تنظيم إدارة الوثائق والمحفوظات في هذه الأجهزة وتمكين المتدربين من التعامل الصحيح مع الوثائق والمحفوظات بصورة مهنية واحترافية وفقًا للوائح المركز وإعداد المشاركين نظريًّا وعمليًّا لممارسة مهامهم وتطوير مهاراتهم وتزويدهم بأحدث الأساليب والوسائل الحديثة لحفظ الوثائق والمحفوظات واسترجاعها وتداولها ورقمنتها وإدارتها وفق أفضل الممارسات العالمية وتعظيم حجم الاستفادة من الوثائق وما تحويه من معلومات تُسهم في دعم عملية اتخاذ القرار وتعزيز الانتماء الوطني.
برامج متعددة
كما يطرح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات برنامجاً تدريبياً بالتعاون مع جامعة الملك سعود حيث يتضمن مستويين تأسيسي ومتقدم حيث يركز المستوى التأسيسي على المفاهيم الأساسية للعمل الوثائقي واللوائح الوطني المنظمة لذلك، بالإضافة إلى أسس ومفاهيم تنظيم وفهرسة وتصنيف الوثائق وحفظها فيما يركز المستوى المتقدم على شرح آليات إتلاف الوثائق والتزويد وتطبيق معايير أمن الوثائق والمحافظة عليها وتعزيز الأمن السيبراني للوثائق الرقمية بالإضافة إلى تطبيقات عملية على الأرشفة الإلكترونية وفقًا لأفضل الممارسات العالمية في هذا المجال، كما وقعت شركة عِلم الرائدة في الحلول الرقمية مذكرة تفاهم مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وتستهدف المذكرة تحقيق التعاون المستقبلي بين شركة عِلم والمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، بما يضمن تحقيق الغايات والأهداف المشتركة في تنمية الرقمنة والذكاء الاصطناعي في مجال الوثائق، ويحقق مصلحتهما والمصالح العامة للجهات المستهدفة حيث ان الجهتان يعملان جنباً إلى جنب كشركاء في تطوير نظام الأرشفة الداخلية للمركز، والحفاظ على ثروة المحفوظات، وبناء إستراتيجية تسهل أعمال المركز فيما يخص الوثائق الورقية والرقمية، وكل ذلك من خلال عمليات الأتمتة والربط الآلي، الأمر الذي سيسهم في توفير منصة متطورة ومتكاملة تستند على البيانات.
أهداف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات:
1 - إعداد اللوائح التنفيذية لنظام الوثائق والمحفوظات وتنفيذها بعد إقرارها.
2 - إعداد دليل تصنيف موحد للوثائق والمحفوظات ودليل ترميز شامل لأجهزة الدولة.
3 - جمع الوثائق والمحفوظات وفهرستها وتصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها.
4 - الإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية والعمل على حماية الوثائق والمحفوظات.
5 - توفير البيانات والمعلومات عن الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقاً للوائح المركز.
6 - تجميع الأنظمة واللوائح والتعليمات والاتفاقيات والمعاهدات وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات.
7 - تحقيق التنسيق والتكامل مع الأجهزة المعنية بالوثائق والمحفوظات في المملكة وتبادل الخبرات.
8 - تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع الأجهزة المختصة دولياً.
9 - الاشتراك في الهيئات والمنظمات الإقليمية والدولية في مجال الوثائق والمحفوظات.
10 - تبادل المعلومات مع المراكز الوطنية للوثائق والمحفوظات في العالم.
11 - العمل مع الجهات المختصة على إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات.
12 - الإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها بموجب اللائحة الخاصة بذلك.
